Czy mała fundacja może korzystać z UEPiK?
Tylko po spełnieniu wszystkich ustawowych warunków i dokonaniu wyboru w terminie. Limit przychodów i wyłączenia trzeba sprawdzać dla danego roku.
Zarządzanie NGO
Księgowość dla fundacji — co ustalić na początku współpracy
Dokumenty, odpowiedzialność, projekty i obieg informacji między zarządem fundacji a księgowością.
Dla kogo: Dla nowych i działających fundacji porządkujących finanse. · Ostatnia weryfikacja: 19 września 2026
Autorka: Paulina Złotko · Granty dla Fundacji — finansowanie i rozwój organizacji pozarządowych.
Odpowiedź w skrócie
Tak. Fundacja jest jednostką podlegającą obowiązkom rachunkowym od początku działalności. Standardem są księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wybrane organizacje mogą stosować uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, ale tylko po spełnieniu wszystkich warunków i dokonaniu wyboru w wymaganym terminie.
Czy każda fundacja musi prowadzić księgowość?
Tak. Fundacja jest jednostką podlegającą obowiązkom rachunkowym od początku działalności. Standardem są księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wybrane organizacje mogą stosować uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, ale tylko po spełnieniu wszystkich warunków i dokonaniu wyboru w wymaganym terminie.
Księgowość nie zaczyna się przy pierwszym grancie. Trzeba ująć fundusz założycielski, opłaty rejestracyjne, darowizny, zakupy, umowy i rachunek bankowy. Zarząd odpowiada za organizację rachunkowości nawet wtedy, gdy prowadzenie ksiąg zleca biuru.
Jak wybrać księgowość dla NGO?
Sprawdź doświadczenie w fundacjach, dotacjach, działalności odpłatnej i gospodarczej, projektach wieloźródłowych oraz sprawozdaniach. Zapytaj, kto odpowiada za kontakt, jak szybko księgowane są dokumenty, w jaki sposób opisuje się projekty i czy biuro pomaga przy kontroli oraz zmianie planu kont.
Umowa powinna określać zakres, terminy przekazywania dokumentów, odpowiedzialność, dostęp do systemu, przygotowanie sprawozdań, deklaracji i raportów projektowych. Nie zakładaj, że „pełna księgowość” automatycznie obejmuje budżety grantowe, kadry, CRBR, NIP-8 i sprawozdania merytoryczne.
Polityka rachunkowości i plan kont
Organizacja powinna posiadać przyjętą politykę rachunkowości obejmującą rok obrotowy, metody wyceny, sposób prowadzenia ksiąg, ochronę danych i archiwizację. Plan kont musi umożliwiać rozdzielenie projektów, źródeł finansowania oraz działalności nieodpłatnej, odpłatnej i gospodarczej.
Wyodrębnienie nie powinno powstawać dopiero przed kontrolą. Dla każdego grantu ustal kod projektu, sposób opisywania faktur, listę kosztów i osoby zatwierdzające. Jeżeli jeden wydatek dotyczy kilku działań, przyjmij uzasadnioną i udokumentowaną metodę podziału.
Darowizny, granty i działalność odpłatna
Przy darowiźnie trzeba znać darczyńcę, kwotę, datę i ewentualny cel. Środki celowe ewidencjonuje się tak, aby móc wykazać ich wykorzystanie. Granty rozlicza się zgodnie z umową, budżetem i harmonogramem, niezależnie od ogólnych zasad księgowych.
Działalność odpłatna pożytku publicznego i gospodarcza wymagają rachunkowego wyodrębnienia. Nie można prowadzić działalności odpłatnej i gospodarczej w odniesieniu do tego samego przedmiotu. Przed wystawianiem faktur lub pobieraniem opłat sprawdź statut, uchwały, VAT i sposób dokumentowania sprzedaży.
Sprawozdanie finansowe i odpowiedzialność zarządu
Po zakończeniu roku jednostka sporządza sprawozdanie finansowe w ustawowym terminie, podpisuje je elektronicznie i zatwierdza. Zasadniczo sporządzenie następuje w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdzenie w ciągu sześciu miesięcy. Miejsce złożenia zależy między innymi od wpisu do rejestru przedsiębiorców.
Członkowie zarządu powinni znać wynik, należności, zobowiązania i kontynuację działalności przed podpisem. Podpis nie jest technicznym kliknięciem. Jeżeli członek odmawia podpisu, stosuje procedurę przewidzianą w ustawie. Terminy dla OPP i sprawozdań merytorycznych trzeba prowadzić oddzielnie.
Miesięczna kontrola finansów fundacji
Co miesiąc porównuj rachunek bankowy, księgi, budżety projektów, należności, zobowiązania i prognozę przepływów. Zarząd powinien otrzymywać prosty raport: stan gotówki, środki celowe, wolne środki, koszty stałe, odchylenia i decyzje potrzebne na kolejny miesiąc.
Ustal procedurę dla wydatków bez dokumentu, delegacji, zaliczek, zakupów kartą, umów z osobami powiązanymi i zmian budżetu. Szybka korekta jest tańsza niż odtwarzanie dokumentacji po roku. Księgowość powinna wspierać decyzje, a nie tylko deklaracje.
Najczęstsze pytania
Czy fundacja bez przychodów składa sprawozdanie?
Co do zasady obowiązki sprawozdawcze nadal istnieją, nawet jeśli działalność była minimalna. Zakres zależy od sytuacji jednostki.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Osoba prowadząca księgi oraz członkowie organu kierującego jednostką zgodnie z ustawą, z zastosowaniem procedury odmowy podpisu, jeśli wystąpi.
Czy można księgować grant razem z kosztami ogólnymi?
Księgi muszą pozwalać ustalić koszty i przychody projektu zgodnie z umową. Potrzebne jest praktyczne wyodrębnienie.
Czy biuro księgowe odpowiada za wszystkie terminy?
Tylko w zakresie umowy, ale zarząd zachowuje obowiązki ustawowe. Warto prowadzić własny kalendarz zgodności.
Czy fundacja musi mieć kasę fiskalną?
Zależy od rodzaju sprzedaży, odbiorców i zwolnień. Trzeba to ocenić przed rozpoczęciem odpłatności, a nie po pierwszej wpłacie.